Todo lo que debes saber sobre la facturación electrónica

Seguramente ya has escuchado bastante la frase: “desde ahora debes pasarte a la facturación electrónica” y aunque ésta no es una nueva metodología de facturación en el mundo, sí es una nueva resolución exigida por la DIAN a personas naturales, pequeñas, medianas y grandes empresas.

Sabemos que tienes muchas preguntas, pero ¡no te preocupes! Hoy en MAPFRE Colombia vamos a resolver tus dudas y explicarte los beneficios de adoptar esta nueva forma de facturación para las empresas. 

¿Qué es la facturación electrónica?

Es la evolución de la factura tradicional para que ahora las empresas puedan emitir sus facturas de venta digitalmente, dejen el papel y decenas de documentos en físico archivados. Cabe resaltar que tributariamente son un soporte de las transacciones de venta de los distintos bienes y/o servicios, además se cargan directamente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, lo que permitirá una organización más estricta de todos los contribuyentes con la entidad. 

¿Tiene la misma validez que las facturas escritas o de PC?

Claro que sí, la facturación electrónica tiene la misma validez que una factura física o impresa. Solo que desde su implementación contará con la validez y expedición de un sistema electrónico conectado directamente con la DIAN. 

¿Cómo funciona la facturación electrónica?

Al poner en práctica este tipo de facturación, no solo te beneficias tú y tu empresa, sino tu comunicación con la DIAN, porque la entidad se encargará de corroborar que los datos de ésta sean verídicos y no existan problemas o errores. Así mismo hay una “Validación Previa” de la factura antes de ser entregada al cliente o comprador, para que tenga autenticidad.

¿Software de facturación electrónica?

Por medio de un programa, se podrán tramitar las facturas electrónicas y mantener un control del envío y recepción de facturas de las empresas y a su vez servirá para gestionar la contabilidad de ingresos y gastos de las empresas.

¿Qué requisitos se deben cumplir para implementar este tipo de facturación?

De acuerdo con lo establecido en la DIAN, se deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Debes empezar a tramitar en la DIAN  como facturador electrónico, puedes hacerlo desde: https://www.dian.gov.co
• Debes contar con un software para poder facturar electrónicamente que debe cumplir con las especificaciones técnicas exigidas por la DIAN. Ésta puede ser propia, con la DIAN o contratando los servicios de un proveedor tecnológico externo.
• Luego debes tener un certificado de firma digital, ésta la puedes obtener a través de: Siigo, Citiseg, Certicámara, Andes servicio de certificación digital, Gestión de seguridad electrónica, Edicom, entre otros. 
• Por último y no menos importante, debes tener certificado de numeración, debido a que cada factura debe contar con: rango consecutivo de numeración, prefijo de facturación cuando aplique, número de autorización, fecha de autorización y vigencia de autorización.

Una vez hayas realizado los pasos anteriores debes realizar unas pruebas para comprobar que cumples con los requisitos exigidos por la Resolución 000030 de 2019.

¿Quiénes deben facturar electrónicamente?

Según la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020 emitida por la DIAN, quienes deben implementar la facturación electrónica son: 

• Las personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios. 
• Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT. 
• Las personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT. 
• Personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT pero: Con más de un establecimiento de comercio. Explotación de intangibles. Usuarios aduaneros. Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT. 
• Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – RST

¿Qué beneficios tengo al implementar la factura electrónica?

Este es un aspecto importante para que sepas que tan beneficioso es este sistema:

• Reducción de costos: al ser usado en una plataforma te ahorras, la compra de papel y tinta para las facturas manuales e impresas, el espacio de almacenamiento de tu computador no se llenará, porque todo se hace desde el software.
• Optimización de procesos para tu empresa: es decir que se facilitará enormemente los procesos administrativos.
• Transacciones: Los trámites serán más fáciles y habrá un canal directo entre tú y tus compradores. Teniendo en cuenta que tanto el vendedor como el cliente podrán consultar las facturas de manera online cuando lo necesiten.
• Seguridad: Al no tener las facturas manuales o guardadas en tu computador, no corres riesgos de perder documentos importantes.

MAPFRE se une a la facturación electrónica

En cumplimiento de la resolución 042 de mayo 2020 expedida por la DIAN, hemos implementado este tipo de facturación, desde el 1 de octubre del 2020. 

La facturación electrónica no solo será de gran beneficio para MAPFRE como empresa, sino también para todos nuestros clientes, debido a que esto brinda mayor facilidad al momento de facturar y validar el proceso con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y aumentando la seguridad en nuestros compradores. 

Recuerda que MAPFRE Colombia, también está presente durante los procesos de cambios que debe enfrentar tu empresa y esa es nuestra mejor forma de cuidarte.